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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wir haben Ihnen hier eine Übersicht über diverse Fragen zusammengestellt, die im Zusammenhang mit der Beauftragung und Freischaltung der beiden Karten, der Institutionskarten (SMC-B) und des Apothekerausweises (HBA) stehen.

Zu den Themen:

Antrag und Bestellung

Was versteht man unter einer Beglaubigung?

Mit einer Beglaubigung wird die Echtheit eines Dokuments von einer höheren Stelle bestätigt. Die beglaubigte Kopie enthält in der Regel einen Vermerk wie z.B. „Für die Richtigkeit der Kopie“ samt Datum, Unterschrift und Dienstsiegel.

Wer darf beglaubigen?

Grundsätzlich kann jede Stelle mit einem Dienstsiegel auch Dokumente beglaubigen. Bei einer Beglaubigung benötigen Sie das Originaldokument, Ihren Personalausweis oder ersatzweise Ihren Reisepass für Ihre Identifizierung, sowie die dazugehörige(n) Kopie(n).

Je Seite ist mit Kosten von vier bis zehn Euro zu rechnen.
Bürgerämter, Kreis und Gemeindeverwaltungen, Stadtverwaltungen, Notare, Gerichte, Kirchen mit öffentlich-rechtlicher Organisation und Gerichtsvorsteher führen Beglaubigungen in der Regel durch.

Sie können Ihre Dokumente aber auch hier im Hause kostenlos nach Terminabsprache beglaubigen lassen. Bitte wenden Sie sich dazu an die Zentrale: 0211-8388-0.

Da der HBA neben seiner Funktion als Signatur- und Authentifizierungskarte auch als persönlicher Sichtausweis fungiert, ist er mit einem Foto versehen, das im Zuge der Bestellung auf den Seiten des Kartenherstellers (qVDA) hochgeladen werden muss.
Dieses Foto können Sie Ihrerseits vorbereiten, um dann nicht den Bestellprozess abbrechen zu müssen.

Es gibt keine Anforderungen an ein biometrisches Bild (wie bei Personalausweisen), dennoch beachten Sie bitte folgende Hinweise:

  • Sie sollten frontal in die Kamera gucken. Vermeiden Sie eine geneigte oder gedrehte Kopfhaltung.

  • Die Augen sollten geöffnet und deutlich sichtbar sein und nicht durch Haare oder ein Brillengestell verdeckt werden.

  • Kopfbedeckungen (Ausnahme: religiöse Gründe) sind nicht zulässig.

  • Das Foto darf keinen weißen Rand haben.

Es ist nicht notwendig, hierzu einen Fotografen aufzusuchen. Eine Aufnahme mit dem Mobilfunkgerät oder der Digitalkamera vor neutralem Hintergrund ist ausreichend.

Die Dateigröße beim Upload darf i. d. R. 2 MB nicht übersteigen.

Bei Unsicherheiten kann Ihnen als Orientierung die Fotomustertafel für Personaldokumente dienen. Aber, wie bereits erwähnt, gelten bei der Bestelltung des HBA nicht die Anforderungen an biometrische Passbilder von Erwachsenen und Kindern für den Personalausweis oder Reisepass.

Im Zuge der Beauftragung des Apothekerausweises (HBA) müssen Sie das PostIdent-Verfahren in einer Filiale der Deutschen Post/DHL durchlaufen. Die entsprechenden Dokumente dazu werden für Sie im Antragsportal des qVDA automatisch generiert, sobald Sie den Vorgang dort abgeschlossen haben.

Zur Erläuterung: Der HBA ermöglicht die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES). Diese ist rechtlich mit Ihrer händischen Unterschrift vergleichbar. Deshalb ist eine Identifizierung gemäß den Vorgaben der eIDAS-Verordnung gesetzlich vorgeschrieben.

Mögliche Ausweisdokumente sind:

  • Bundespersonalausweis

  • Vorläufig ausgestellter Personalausweis

  • Reisepass

  • Vorläufig ausgestellter Reisepass

  • Elektronischer Aufenthaltstitel (Ausweisersatz)

Mindestens folgende Angaben aus Ihrem Antrag werden mit Ihrem Ausweisdokument abgeglichen:

  • Vorname

  • Nachname

  • Geburtsort

  • Geburtsdatum

  • Nationalität

Bitte beachten Sie, dass nicht jede Postfiliale auch die Durchführung des PostIdent-Verfahrens anbietet.
Unter https://www.deutschepost.de/de/s/standorte.html können Sie nach Ihrer nächstgelegenen Filiale suchen. Achten Sie dabei auf jeden Fall darauf, den Suchfilter "Postident durchführen" zu setzen, um nur passende Filialen angezeigt zu bekommen. 

Die Bearbeitung meines Antrages bis zur Ausgabe der Karte(n) dauert ca. 4 Wochen.

Der Betrieb einer Krankenhausapotheke wird dem Krankenhausträger auf Antrag bei Vorliegen der Voraussetzungen des § 14 ApoG gestattet. Dennoch ist die Krankenhausapotheke eine Teileinheit des Krankenhauses, woraus auch folgt, dass der Träger des Krankenhauses für dessen Anschluss an die Telematikinfrastruktur (TI) verantwortlich ist. Bei den hierfür notwendigen Schritten und dem Bezug der SMC-B werden die Krankenhäuser durch die Deutsche Krankenhausgesellschaft (DKG) und die Deutsche Krankenhaus TrustCenter und Informationsverarbeitung GmbH (DKTIG) unterstützt. Die DKTIG nimmt dabei die Aufgabe des TrustCenter für den Zugang der Krankenhäuser zur TI wahr. Nähere Informationen zum Antragsverfahren sind auf der Internetseite der DKTIG zu finden. Anfragende können auch auf das entsprechende Informationsangebot der DKG sowie an die jeweiligen Landeskrankenhausgesellschaften verwiesen werden.

Heilberufsausweis (HBA)

Der HBA wird in öffentlichen Apotheken insbesondere für folgende Anwendungen innerhalb der Telematikinfrastruktur (TI) benötigt:

Ab 1. Januar 2022: Verordnung in elektronischer Form
Änderung der elektronischen Verschreibung gemäß § 17 Abs. 5 Satz 4 ApBetrO.

Ab 1. Januar 2021: Elektronische Patientenakte (ePA)
Zugriff mit Datenverarbeitungsmöglichkeit auf die ePA mit Daten zu elektronischen Verordnungen, zum elektronischen Medikationsplan, zu den elektronischen Notfalldaten etc.

Weiterhin ist der HBA notwendig, um eine SMC-B für den Zugang zu den Fachanwendungen der TI zu legitimieren.
Zusätzlich zu den benannten Anwendungen ist der HBA mit qualifizierten Zertifikaten ausgestattet, die eine qualifizierte elektronische Signatur von Dokumenten nach eIDAS-Verordnung und gemäß § 126a BGB ermöglichen. Diese Funktionalität ist auch außerhalb der TI einsetzbar.

Aktuell sind die einzigen apothekenrelevanten Anwendungen in der Telematikinfrastruktur (TI) der elektronische Medikationsplan (eMP) nach § 31a SGB V und die elektronischen Notfalldaten nach § 291a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 SGB V. Weder das Auslesen der elektronischen Notfalldaten noch die Aktualisierung des eMP in der Apotheke bedingen nach den gematik-Spezifikationen zusätzlich zur Nutzung der SMC-B den Einsatz eines HBA. Notwendig ist ein HBA aktuell lediglich, um die SMC-B in der jeweiligen Apothekenbetriebsstätte für den Zugang zu den Fachanwendungen der TI zu legitimieren. Dazu ist es auch im Filialverbund ausreichend, wenn der Betriebserlaubnisinhaber im Besitz eines HBA ist. Der Zeitraum, in welchem die Legitimation der SMC-B ohne erneute Legitimation durch einen HBA-Inhaber wirksam bleibt, ist gegenwärtig noch nicht beschränkt.

Mit Freischaltung weiterer Anwendungen zwischen 2021 und 2022 ist ein HBA auch für weitere Approbierte sinnvoll.

Die elektronischen Zertifikate, die auf dem Ausweis hinterlegt sind, haben eine Gültigkeit von fünf Jahren. Nach Ablauf der Gültigkeit ist es nicht nötig, den Ausweis zu sperren.

Neben einigen technischen Angaben sind in den elektronischen Zertifikaten auf dem HBA folgende Daten gespeichert:

  • Vornamen, Nachname und Titel des Ausweisinhabers

  • Telematik-ID des Ausweisinhabers

  • Berufsgruppe des Ausweisinhabers

  • Attributsbestätigende Stelle (Apothekerkammer)

Apotheker unter Aufsicht mit gültiger Berufserlaubnis können für den Zeitraum Ihrer Berufserlaubnis einen HBA beantragen. Mit Beendigung der Berufserlaubnis entfällt gleichzeitig die Befugnis, mittels HBA auf die eGK zuzugreifen und der HBA ist zu sperren.

Ja, jeder OHG-Gesellschafter kann einen HBA beantragen. Auf die in der Refinanzierungs-Vereinbarung geregelte Betriebskostenpauschale haben alle Gesellschafter einen Anspruch. Über die zu erbringenden Nachweise informiert der NNF.

Institutionskarte (SMC-B)

Mit der SMC-B in Kombination mit einem Konnektor und einem eHealth-Kartenterminal wird die Apotheke innerhalb der Telematikinfrastruktur (TI) identifiziert und authentifiziert sowie die Kommunikation der zu übertragenden Daten verschlüsselt. Auf Grundlage einer betriebsbereiten* SMC-B können auch bereits einige Leistungen innerhalb der TI, etwa das Auslesen der elektronischen Notfalldaten des Versicherten oder die Aktualisierung seines elektronischen Medikationsplans durch die Apotheken erbracht werden, ohne dass dabei zusätzlich ein HBA genutzt werden muss. Auch eine sichere Kommunikation mit anderen Leistungserbringern über die TI wird mit der SMC-B zukünftig möglich sein. Zudem können mit Hilfe der SMC-B einfache elektronische Signaturen erstellt werden.

* Die SMC-B muss zuvor durch einen HBA-Inhaber für den Zugang zu den TI-Fachanwendungen legitimiert worden sein.

Um an der Telematikinfrastruktur teilzunehmen, ist für jede Apothekenbetriebsstätte ein Konnektor mit einer SMC-B-Karte erforderlich.

Die elektronischen Zertifikate, die auf der Karte hinterlegt sind, haben eine Gültigkeit von fünf Jahren. Nach Ablauf der Gültigkeit ist es nicht nötig, die Karte zu sperren.

Neben einigen technischen Angaben sind in den elektronischen Zertifikaten auf der SMC-B folgende Daten gespeichert:

  • Name der Apotheke

  • Anschrift/Adresse des Apothekenstandorts

  • Telematik-ID der Apotheke

  • Vornamen, Nachname und Titel des Ausweisinhabers (je nach qVDA)

  • Berufsgruppe und

  • Attributsbestätigende Stelle (Apothekerkammer)

Die Änderung dieser Daten hat zur Folge, dass eine neue SMC-B-Karte bestellt werden muss, welche auch einen neuen Antrag bei der zuständigen Apothekerkammer erfordert. Die alte SMC-B-Karte verliert ihre Gültigkeit.

Da sich die für den Apothekenbetrieb relevanten Anwendungen der TI gegenwärtig auf die Aktualisierung des elektronischen Medikationsplans beschränken, wird vorerst häufig noch kein unbedingtes Erfordernis bestehen, außerhalb der Offizin einen TI-Zugang über die SMC-B mit Konnektor und eHealth-Kartenterminal zu gewährleisten. Soweit dies dennoch durch den/die Inhaber/-in gewünscht ist oder zukünftig erforderlich wird, sollte die Apotheke mit ihrem IT-Dienstleister erörtern, welche technischen Möglichkeiten bestehen, diese Räume an die TI anzuschließen. Denkbar ist zukünftig ggf. auch der Einsatz mobiler Kartenterminals, zu denen die Vertragspartner der TI-Vereinbarung die Feststellung getroffen haben, dass sie mit den gesetzlich geforderten Anwendungen grundsätzlich notwendige Komponenten darstellen und vom Rechtsanspruch des § 291a Abs. 7 Satz 5 SGB V umfasst sind.

Ja, alle Informationen dazu finden Sie hier unter dem Punkt SMC-B für Organisationseinheiten.

Allgemeines

Wenn ich im Besitz eines gültigen HBA bin, muss ich der alten und neuen Kammer das anzeigen.
Die Informationen, die hier mitgeteilt werden, sind bei der neuen Kammer
zu erfragen. Gewöhnlich werden diese Informationen in den entsprechenden Feldern eines Personalmeldebogens eingetragen.

Die schriftliche Meldung über die Schließung der Apotheke und den genauen Zeitpunkt der Schließung an die AKNR nach dem Heilberufsgesetz NRW erfolgt formlos.

Der bisherige Inhaber (Eigentümer, Pächter, Verwalter) muss sich bei der Kammer unter Angabe seiner neuen Tätigkeit bzw. unter Hinweis auf den Übergang in den Ruhestand abmelden und hat Sorge dafür zu tragen, seine SMC-B-Karte nach vollständigem Abschluss der Betriebsabwicklung umgehend beim qVDA sperren zu lassen.

Wer eine Apotheke schließt sollte zu dem von dem außerordentlichen Kündigungsrecht Gebrauch machen und seinen Vertrag mit dem Kartenhersteller (qVDA) außerordentlich kündigen.

Durch diese Zeichenfolge wird ein Teilnehmer an der Telematikinfrastruktur – z. B. ein/e Apotheker/in oder eine Apotheke – eindeutig identifiziert. Die ID ist auf Ihrem HBA und Ihrer SMC-B hinterlegt. Sie wird von der AKNR als Kartenherausgeberin vor der Produktion der Karte nach einem festgelegten Schema generiert.

Die ID enthält u. a. Ihre Mitglieds- oder Apothekennummer und Angaben darüber, bei welcher Kammer die Karte freigegeben und bei welchem Anbieter sie produziert wurde.

Schematische Darstellung einer Telematik-ID: 3-10.3.9876540000.10.246
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Schematische Darstellung einer Telematik-ID

Die Telematik-ID ist u. a. nach Login im passwortgeschützten Telematik-Portal zu finden. Die Telematik-ID wird im Rahmen der Beantragung eines HBA oder/und einer SMC-B generiert.

Informationsmaterial zum Anschluss an die TI, wie z. B. Checklisten oder Infoblätter, finden Sie hier bei der gematik.

Die ICCSN (Integrated Circuit Card Serial Number) ist eine 20-stellige Nummer für Chipkarten, die weltweit eindeutig ist. Sie wird u. a. auf die eGK, den HBA und die SMC-B gedruckt. Anhand der Nummer sind der Kartenherausgeber und der Anbieter identifizierbar.

Die N-ID ist die eindeutige Identifikationsnummer Ihrer Apotheke und entspricht im Rahmen des Logins mit N-Ident dem Benutzernamen Ihrer Apothekenbetriebsstätte (z.B. apo1000000).

Sie haben diese im Rahmen der Anmeldung zu N-Ident erhalten. Sollten Sie die Nummer vergessen haben, können Sie diese einfach in Ihrem N-Ident-Portal nachlesen. (Rufen Sie dafür https://ngda.de/ auf und melden sich unter „Mein Konto“ an.)

Falls Sie mehr als eine Filiale für N-Ident angemeldet haben, beachten Sie bitte, dass jede Betriebsstätte eine eigene N-ID besitzt.

Nähere Informationen zur N-Ident erhalten Sie über die NGDA (Netzgesellschaft Deutscher Apotheker).

Die Vorgangsnummer ist nach Login im Telematik-Portal zu finden.

Änderungen im Apothekenbetrieb

Für die Anbindung des Apothekenbetriebs an die Telematikinfrastruktur sind eine SMC-B und der HBA zwingend erforderlich!

Der neue Inhaber (Eigentümer, Pächter, Verwalter) einer Apotheke muss eine eigene SMC-B mit neuer Telematik-ID beantragen. Bitte denken Sie deshalb an die rechtzeitige Beantragung.

Die Beantragung erfolgt über die Apothekerkammer Nordrhein.

Die Neugründung wird in unsere Kammersoftware eingepflegt, sodass für Sie die Funktion, eine eigene SMC-B zu beantragen, im Telematik-Portal freigeschaltet wird.

Hierfür werden folgende Informationen benötigt:

  • Wie lauten Apothekenname und -anschrift? (Die Angaben müssen identisch mit der Betriebserlaubnis sein!)

  • Wann eröffnen Sie die Apotheke lt. Betriebserlaubnis?

  • Handelt es sich um eine Einzel-, Haupt-, oder Filialapotheke?

  • Wann haben Sie die Betriebserlaubnis betragt?

  • Bei welchem Gesundheitsamt haben Sie die Betriebserlaubnis beantragt?

In Anbetracht der zeitlichen Dauer des SMC-B-Antrags – bzw. Ausgabeverfahrens und der Vermeidung einer möglichen Verzögerung der Inbetriebnahme Ihrer Apotheke –, besteht für Sie die Möglichkeit den SMC-B Antrag bereits zum Zeitpunkt der Beantragung der Betriebserlaubnis beim zuständigen Gesundheitsamt zu stellen, obwohl zum jetzigen Zeitpunkt noch keine Betriebserlaubnis für Ihre Apotheke vorliegt. Nach Antragsgenehmigung erhalten Sie von uns per Post einen in diesem Fall vorläufigen Berechtigungsbescheid zum Erhalt der SMC-B. In diesem Bescheid wird eine Vorgangsnummer aufgeführt mit der Sie den Antrag bei dem von Ihnen gewählten qVDA (Kartenanbieter) fortführen können.

Innerhalb von 3 Monaten, ab Datum des vorläufigen Berechtigungsbescheids, sind Sie dazu verpflichtet eine beglaubigte Kopie der Betriebserlaubnis bei der Apothekerkammer einzureichen. Diese richten Sie dann bitte an die Telematik-Abteilung.

Wichtiger Hinweis: Für die Beantragung einer SMC-B muss der Inhaber im Besitz eines gültigen HBA sein.

Ausführliche Hinweise finden Sie im Telematik-Leitfaden der AKNR bei Übernahme oder Neugründung einer Apotheke.

Eine Checkliste aller Schritte für die Anbindung der Apotheke an die TI finden Sie hier bei der gematik.

Für die Anbindung des Apothekenbetriebs an die Telematikinfrastruktur sind eine SMC-B und der HBA zwingend erforderlich!

Der neue Inhaber (Eigentümer, Pächter, Verwalter) einer Apotheke muss eine eigene SMC-B mit neuer Telematik-ID beantragen. Eine Übertragung der SMC-B des vorherigen Inhabers ist aus datenschutz-rechtlichen Erwägungen nicht möglich, da auf der SMC-B u. a. Daten des Inhabers gespeichert sind. Diese wird zur gegebenen Zeit gesperrt. Bitte denken Sie deshalb an die rechtzeitige Beantragung.

Die Beantragung erfolgt über die Apothekerkammer Nordrhein.

Die Übernahme wird in unsere Kammersoftware eingepflegt, sodass für Sie die Funktion, eine eigene SMC-B zu beantragen, im Telematik-Portal freigeschaltet wird.

Hierfür werden folgende Informationen benötigt:

  • Wie lauten Apothekenname und -anschrift? (Die Angaben müssen identisch mit der Betriebserlaubnis sein!)

  • Wann übernehmen Sie die Apotheke lt. Betriebserlaubnis?

  • Handelt es sich um eine Einzel-, Haupt-, oder Filialapotheke?

  • Wann haben Sie die Betriebserlaubnis betragt?

  • Bei welchem Gesundheitsamt haben Sie die Betriebserlaubnis beantragt?

In Anbetracht der zeitlichen Dauer des SMC-B-Antrags – bzw. Ausgabeverfahrens und der Vermeidung einer möglichen Verzögerung der Inbetriebnahme Ihrer Apotheke –, besteht für Sie die Möglichkeit den SMC-B Antrag bereits zum Zeitpunkt der Beantragung der Betriebserlaubnis beim zuständigen Gesundheitsamt zu stellen, obwohl zum jetzigen Zeitpunkt noch keine Betriebserlaubnis für Ihre Apotheke vorliegt. Nach Antragsgenehmigung erhalten Sie von uns per Post einen in diesem Fall vorläufigen Berechtigungsbescheid zum Erhalt der SMC-B. In diesem Bescheid wird eine Vorgangsnummer aufgeführt mit der Sie den Antrag bei dem von Ihnen gewählten qVDA (Kartenanbieter) fortführen können.

Innerhalb von 3 Monaten, ab Datum des vorläufigen Berechtigungsbescheids, sind Sie dazu verpflichtet eine beglaubigte Kopie der Betriebserlaubnis bei der Apothekerkammer einzureichen. Diese richten Sie dann bitte an die Telematik-Abteilung.

Wichtiger Hinweis: Für die Beantragung einer SMC-B muss der Inhaber im Besitz eines gültigen HBA sein.

Ausführliche Hinweise finden Sie im Telematik-Leitfaden der AKNR bei Übernahme oder Neugründung einer Apotheke.

Eine Checkliste aller Schritte für die Anbindung der Apotheke an die TI finden Sie hier bei der gematik.

Die schriftliche Meldung über die Schließung der Apotheke und den genauen Zeitpunkt der Schließung an die AKNR nach dem Heilberufsgesetz NRW erfolgt formlos.

Der bisherige Inhaber (Eigentümer, Pächter, Verwalter) muss sich bei der Kammer unter Angabe seiner neuen Tätigkeit bzw. unter Hinweis auf den Übergang in den Ruhestand abmelden und hat Sorge dafür zu tragen, seine SMC-B-Karte nach vollständigem Abschluss der Betriebsabwicklung umgehend beim qVDA sperren zu lassen.

Wer eine Apotheke schließt sollte zu dem von dem außerordentlichen Kündigungsrecht Gebrauch machen und seinen Vertrag mit dem Kartenhersteller (qVDA) außerordentlich kündigen.