Grundlage ist ein Qualitätsmanagement-Handbuch (QMH), in dem alle Details eines individuell auf die jeweilige Apotheke zugeschnittenen QM-Systems festgehalten werden.

Zunächst wird ein Leitbild erstellt, das die Identität einer Apotheke und ihre Ziele definiert. Danach sind Strategien zu entwickeln, mit deren Hilfe die im Leitbild definierten Zielvorgaben erfüllt werden sollen. Dazu gehören beispielsweise die Beschreibung aller qualitätsrelevanten Arbeitsabläufe, aber auch detaillierte Stellenbeschreibungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, um die Aufgabenverteilung im Team genau festzulegen.

In einem weiteren Schritt werden im Handbuch Maßnahmen vorgesehen, die sicherstellen, dass alle beschriebenen Arbeitsabläufe regelmäßig hinterfragt und bei Bedarf verbessert werden. Das sind im wesentlichen die sogenannten »internen Audits« und die Management-Bewertung.

Ein »internes Audit« bedeutet, dass die definierten Prozesse im Team bzgl. ihrer Zweckmäßigkeit und Durchführung überarbeitet und verbessert werden. Es werden Ideen für konkrete Verbesserungsmöglichkeiten gesammelt und ausgewertet, aber auch aufgetretene Fehler analysiert, um daraus zu lernen. Die Management-Bewertung erfolgt durch die Apothekenleitung in der Regel einmal jährlich.

Dieser Kreislauf der ständigen Qualitätsverbesserung (plan-do-check-act oder PDCA-Zyklus) bildet die Grundstruktur für das gesamte QM-System.

Die jährliche Teilnahme am Pseudo Customer Modell sowie die Teilnahme an den Ringversuchen "Rezeptur" und "Blutuntersuchungen" stellen durch externe Standards eine zusätzliche Chance für Verbesserungen dar.